Ciudad de México, 3 de marzo 2021.- Ante la posible reforma a los outsourcings, las compañías no sólo deberán apegarse a lo regulado sino emplear directamente a sus equipos, por lo que ante la incertidumbre es importante prestar mucha atención y prepararse con sistemas que les ayude en este proceso.
Bajo un escenario en donde el outsourcing tiende a desaparecer, diversos y grandes retos se vislumbran para las empresas, entre ellos se encuentra el de la internalización de la nómina, el cual podría incluso colocarse como uno de los más difíciles y que, de no hacerlo de una manera eficiente, rápida y oportuna, puede ser contraproducente para una organización.
De acuerdo con el INEGI, poco más de 4.6 millones de mexicanos se encontraban trabajando bajo el esquema de outsourcing en el 2019, cabe destacar que desde el 2014 este concepto había tenido una tasa de crecimiento promedio anual de 5.5%.
Cuando una compañía decide internalizar su nómina, es decir, llevar por cuenta propia todo el registro y control de la información de los empleados, de acuerdo a sus condiciones de contratación, así como el pago de sus salarios, prestaciones y deducciones, las herramientas tecnológicas son las mejores aliadas.
¿Por dónde empezar? Ya sea que el equipo de administración y finanzas de la organización ahora sea el encargado de realizar todos los procesos y/o servicios que antes realizaba un tercero.
O bien que se contrate a un encargado de RH, es conveniente contar con un software o plataforma que facilite la administración de nóminas y ayude con esa carga de trabajo; de acuerdo con Worky el uso de un software permite un aumento de productividad de hasta un 40% en los equipos al frente del tema de Recursos Humanos.
“Algunas empresas, despachos y contadores realizan este seguimiento con hojas de Excel donde van creando su nómina con la información del personal, pero si la organización crece llega un momento en que puede ser muy difícil procesar todo esto en hojas de cálculo, por eso es importante automatizar procesos y utilizar programas específicos para ello”, señala la CEO y cofundadora de Worky, Maya Dadoo, una plataforma digital que gestiona y automatiza los procesos de Recursos Humanos.
“Además, cabe resaltar que el manejo correcto de la nómina es de suma importancia, ya que de esto no sólo dependen las finanzas estables de una compañía, sino también influye directamente en un mejor ambiente laboral.”
Para lograr ese ahorro de tiempo y lograr que la internalización de la nómina sea un éxito es importante que los empresarios tengan en mente estos tres retos básicos a los que se enfrentarán y que deben manejar de manera adecuada:
1. Conocimiento interno de nómina. Recopilar, entender y asignar el manejo de toda la información con impacto en la nómina de cada trabajador (sueldos variables, bajas, justificantes, retribución flexible y demás) no es sencillo. Además, es necesario que el personal a cargo esté bien informado y capacitado para llevar a cabo el cálculo de la nómina, hacer pagos al IMSS, aplicar impuestos, etcétera. Cuando una empresa maneja su nómina, lo habitual es que una o varias personas del equipo sean las encargadas de recopilar toda la información y eso representa inversión de tiempo y recursos.
2. Sistemas para internalizar la nómina. Una vez que ya se tiene todo el panorama de la nómina que lleva una empresa y las responsabilidades que ello requiere, el segundo reto crucial es la gestión y logística; es en este momento donde las herramientas tecnológicas juegan un relevante papel, ya que no sólo existe el riesgo de pérdida de datos en el intercambio de información de forma manual, sino por lo que representa este proceso en términos de tiempo.
Trabajar un programa de nóminas que se integre con uno de recursos humanos, facilitará todos los procesos del área, por ejemplo, un software como Worky & nomilinea puede llevar de forma rápida y automatizada todos los procesos claves de Recursos Humanos y tener así la seguridad sobre los cálculos, gestionar los pagos y dispersar los recibos de manera automatizada le dirá adiós a las largas horas frente a la computadora y ayudará a tener una comunicación fluida entre el personal siempre con los mecanismos adecuados.
3. Comunicar con claridad el valor de internalización de nómina al empleado. Tal vez es de conocimiento general que la tercerización de la nómina tiene una tendencia clara a desaparecer, o bien se puede creer que internalizar la nómina sólo es un tema de interés para recursos humanos, administración y/o finanzas; pero un tema tan importante debe ser comunicado a todos los colaboradores de una empresa con el fin de que conozcan el impacto positivo para toda la organización y los cambios que se darán en el corto o mediano plazo. Ante este escenario donde no hay mucha claridad con el tema del outsourcing nada como que las empresas estén preparadas, y realicen esta transición para internalizar la nómina a conciencia y tomando decisiones adecuadas, como el uso de un software o plataforma que les facilitará la administración de nómina y ayudará con la carga de trabajo, pero además les evitará caer en multas administrativas y les permitirá centrarse en lo más importante de una organización: sus colaboradores.
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